Eigentlich mag ich Pläne nicht – man kann weniger spontan und flexibel sein, und einem vorgefertigte Schema zu folgen ist echt langweilig. Eine Ausnahme ist für mich allerdings die Planung meines Tages. Ich habe mich erst gestern wieder dabei erwischt, wie ich von meinem Plan abgewichen bin. Anstatt diesen Blog-Artikel zu Ende zu bringen, habe ich ’nur mal eben schnell‘ ein paar Änderungen an meiner Webseite gemacht. Resultat: eine Stunde Zeit weg, und am Abend war nicht alles erledigt. Sehr frustrierend. Umso schlimmer wird’s, wenn auch noch viele Störungen von Außen kommen.
Wie Du zukünftig diesen Stress vermeidest, indem du dein Zeitmanagement optimierst und schneller vorankommst, erfährst Du nun in meiner schrittweisen Anleitung.
3 Schritten für ein perfektes Zeitmanagement
1. Schritt: Lege Deine Top-Prioritäten fest
Jeder Plan beginnt damit sich zu fragen, welchen gewünschten Endzustand habe ich vor Augen? Deshalb lege ich im ersten Schritt meine Prioritäten fest.
Generelle Prioritäten werden eher langfristig, z.B. jährlich festgelegt, während aktuelle Prioritäten wöchentlich bzw. täglich definiert werden.
Lass‘ Dich davon leiten, was Dir wichtig ist, Dir Freude macht, was Du erreichen willst und was Deinem Leben bzw. Deiner Arbeit Sinn verleiht.
Mögliche Themenbereiche können sein:
- berufliche Prioritäten: Was will ich erreichen? Wo liegt meine Verantwortlichkeit? Was muss ich erledigen?
- die eigene Gesundheit/das eigene Wohlbefinden: Hierzu gehören ausreichend schlafen, gesund essen, Sport machen, entspannen, persönliches Wachstum etc.
- soziale Kontakte: Zeit mit der Familie, Freunden verbringen, Aktivitäten im Verein etc.
- Freizeitaktivitäten
Ordne Deine Prioritäten dann nach Wichtigkeit. Auf Platz 1 steht das Wichtigste. Dies kann von Tag zu Tag, von Woche zu Woche unterschiedlich sein. Bei der Tagesplanung lege ich maximal drei Prioritäten fest, ansonsten kann es schnell zuviel werden.
Meine Top-Prioritäten für den Tag könnten so aussehen:
- Arbeit
- Sport
- Freunde
Diesen Top-Prioritäten widmest Du später 95% Deiner Zeit, die jedoch nicht gleichmäßig aufgeteilt wird: je wichtiger etwas für Dich ist, desto mehr Zeit kannst Du darauf verwenden. Die verbleibenden 5% Deiner Zeit, verteilst Du auf andere Aktivitäten, schlichtweg notwendige Aktivitäten, z.B. administrative Aufgaben erledigen, eMails bearbeiten, einkaufen gehen etc. Diese Verteilung ist aber nicht fix, sondern soll als Maßstab gelten.
2. Schritt: Einzelne Aktivitäten planen
Wenn du die einzelnen Aktivitäten aufgelistet hast, legst du anschließend fest, wieviel Zeit du benötigst, um sie zu erledigen. Eine grobe Schätzung reicht aus. Sei aber gerne großzügig.
Dann teilst Du die Aufgaben in drei Kategorien ein:
- Wichtige, dringende Aufgaben : eingeplanter Zeitaufwand 1-2 Stunden
- schnell zu erledigen (Routineaufgaben): eingeplanter Zeitaufwand 20 Minuten
- Kleinkram: 5 Minuten
Stelle Dir bei jeder Aufgabe vorab die Frage: Ist diese Aktivität wirklich wichtig?
Muss ich wirklich an dem Meeting teilnehmen?
Alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, solltest Du einfach ignorieren. Meist handelt es sich herbei um Zeitdiebe, die Dich nur dazu verleiten, Deinen Fokus zu verlieren und im Chaos zu enden.
3. Schritt: Zeitblöcke festlegen
Hierbei hilft Dir ein Tageskalender. Du trägst jede Aktivität bei der jeweiligen Uhrzeit ein und blockst die benötigte Zeit. Ich verwende z.B. den Passion Planer oder auch Ein Guter Plan. Diese bieten neben der täglichen Übersicht auch eine Monatsansicht und hilft Dir dabei, Deine Visionen und Ziele zu finden. Sehr beliebt ist auch der Full Focus Planer von Michael Hyatt.
Wer’s lieber digital mag, der kann eine entsprechende App verwenden. Empfehlenswert sind Chaos Control oder Rescue Time. Für die Planung von Aufgaben finde ich Evernote hervorragend.
Nachdem Du nun einen groben Überblick erhalten hast, wie Du Deinen ‚idealen Tag‘ organisierst, geht es in Teil 2 des Artikels um die Umsetzung.
Beim nächsten Mal erfährst Du, wie man Zeitblöcke anlegt und welche Vorteile diese Methode des Time Managements hat.
Wie wäre es, wenn Du vorab Deine Prioritäten sortierst, Deine Aufgaben auflistest und die benötigte Zeit dokumentierst? Denn schließlich soll der neue Plan realistisch sein.
Take Away
- Mit einer guten Zeitplanung kannst Du Deinen Stress reduzieren und produktiver sein.
- Im ersten Schritt legst Du maximal fünf Top-Prioritäten fest.
- Hierauf basierend definierst Du pro Priorität ein Ziel, das Du erreichen willst.
- Dann legst Du die nötigen Aktivitäten und deren Zeitaufwand fest.
- Die einzelnen Aufgaben werden dann mit der jeweiligen Uhrzeit in den Terminkalender eingetragen.
Hast Du noch Fragen? Dann melde Dich bei mir. Welche Erfahrungen hast Du mit der Planung Deines Tages gemacht? Teile sie mit uns?
