W arum gehen wir mit dem Wertvollsten, das wir haben, so sorglos um?
Unsere Zeit ist begrenzt und jeder Tag hat nur 24 Stunden. Umso wichtiger ist es, unsere Zeit sinnvoll zu nutzen. Damit ist nicht unbedingt gemeint, möglichst viel zu erledigen. Sondern vielmehr, das zu erreichen, was Dir wichtig ist.
Im ersten Teil dieses Beitrages (falls Du diesen verpasst hast, findest Du ihn HIER) habe ich Dir meine drei Schritte zur Planung des ‚idealen Tages‘ erläutert. Hierbei lege ich zuerst meine Prioritäten und Ziele fest und definiere die Aufgaben, die zur Umsetzung nötig sind. Für jede Aufgabe wird die benötigte Zeit abgeschätzt und dann werden Zeitblöcke im Tageskalender eingetragen.
Jetzt schauen wir uns die Time Blocking-Methode mal näher an.
Wie funktioniert Time Blocking?
Bei dem Erstellen von Zeitblöcken gehst Du am besten folgendermaßen vor:
Wenn nun alle Termine im Kalender eingetragen sind, hast Du einen genauen Überblick über Deinen Tagesablauf. Du hast sozusagen einen Fahrplan, der Dich zum gewünschten Ziel führt. Damit dies gelingt, solltest Du noch ein paar Hinweise beachten.
Weitere hilfreiche Tipps:
- Berücksichtig nur die Aufgaben, die wirklich essentiell sind, damit Du Deine Ziele erreichst. Sage nein zu allen anderen!
- Behandle jeden Eintrag in Deinem Kalender, wie ein wichtiges Ereignis (z.B. einen Arzttermin).
- Plane wirklich jede Aktivität ein, besonders die, die häufig geopfert werden, wenn’s eng wird, wie z.B. eine erholsame Mittagspause.
- Kontrolliere am Ende des Tages, ob Du alles erledigt hast. Wenn nicht, dann plane Unerledigtes neu ein bzw. hinterfrage noch mal, ob die Aufgabe wirklich wichtig ist.
Diese Kontrolle hilft Dir dabei, Deine zukünftige Planung zu verbessern. Hast Du die benötigte Zeit wirklich realistisch abgeschätzt? War der Aufgabenumfang okay, oder warst Du über- oder auch unterfordert? Welche unerwartete Störungen kamen dazwischen, hättest Du diese antizipieren können?
Was bringt mir Time Blocking?
Auf den ersten Blick denkst Du vielleicht, dass diese Art der Planung sehr anstrengend ist und Dir jede Flexibilität nimmt. Das stimmt nicht ganz.
Wenn Du am Morgen (oder auch am Vorabend) den Tag komplett planst, dann hast Du einmal den kognitiven Aufwand und Du musst nur einmal entscheiden, was zu tun ist. Während des Tages wird Dein Gehirn so entlastet, Du kannst Deinem Plan einfach folgen und bleibst fokussiert. Außerdem hilft die vorgegebene Tagesstruktur dabei, Routinen aufzubauen und das bringt langfristig weitere Entlastung.
Wenn Du ab sofort jeden Tag konsequent planst, dann kannst Du unnötige Ablenkungen vermeiden, Zeitdiebe identifizieren und schließlich eliminieren.
Außerdem bekämpfst Du Deinen Perfektionismus. Wieso das? Wenn Du Dir selbst z.B. ein Zeitlimit von einer Stunde für das Erstellen eines Berichts setzt, dann kannst Du ihn schlichtweg nicht noch drei Mal überarbeiten.
Last but not least wirst Du keine unerledigten Dinge mehr vor Dir herschieben. Unerledigtes raubt uns die Energie und erschwert das Fokussieren. Wer ständig darüber nachdenkt, was noch alles gemacht werden muss, der blockiert sich selbst.
Stattdessen hast Du dank einer guten Planung täglich Erfolgserlebnisse und ein Gefühl der Kontrolle, was wiederum Deine Selbstwirksamkeit steigert, also den Glauben in Deine Fähigkeiten.
Du erlebst weniger Stress, bist produktiver, kannst entspannter arbeiten und fühlst Dich wohl.
Es geht nicht darum, mehr an einem Tag zu erledigen, sondern effektiver zu sein.
Take Away
- Für eine erfolgreiche Tagesplanung werden alle anfallenden Aktivitäten in einen Terminkalender eingetragen und die benötigte Zeit blockiert.
- Verbindliche Termine werden zuerst eingetragen, dann Deine wichtigsten Aufgaben. Anschließend planst Du ’schnell zu erledigende Aufgaben‘ ein.
- Sei großzügig und plane lieber mehr Zeit sowie Pufferzeiten ein.
- Nicht benötigte Pufferzeit kann für die Bearbeitung von Kleinkram verwendet werden.
- Am Abend wird kontrolliert, ob alles erledigt ist. Unerledigte Aufgaben werden erneut eingeplant.
- Die Planung des idealen Tages erfolgt täglich und hilft Dir dabei, zielgerichtet zu sein und Deine Zeit effektiv zu nutzen.
Hast Du schon Erfahrung mit Time Blocking? Was funktioniert gut, was weniger? Ich freue mich auf Deine Ideen.
Nutzt Du Deine Zeit bereits effektiv oder benötigst Du ein wenig Unterstützung?
Wie wäre es mit einem Kurzzeitcoaching, in dem wir alle Aspekte gemeinsam bearbeiten können.
Verwendest Du den Google Kalender? Dann schaue Dir das Video an. Hier erfährst Du, wie Time Blocking umgesetzt wird.
